Le passage à l'échange de facture électronique doit respecter plusieurs contraintes pratiques et légales. Tant au niveau du mode de facturation choisie (structurée ou non structurée), que de l'authentification de la procédure (signature électronique) ou de la conservation des documents (archivage électronique). Autant d'étapes indispensables pour être en règle avec l'administration fiscale. Le point sur les règles encadrant ce dispositif, les différents types de dématérialisation, et les étapes essentielles de la mise en place d'un dispositif de facturation électronique. 1/ Tout d'abord il faut distinguer les Factures papier, numérisées et électroniques Une facture de vente en format papier peut au choix : - Etre créée de façon manuscrite en utilisant éventuellement un pré-imprimé ; - Etre créée sous forme informatique grâce à un logiciel et transmise sur support papier. Une facture créée sous forme électronique qui est envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique. Une facture de vente en format électronique (CGI art. 289, VI) est créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. Cela suppose que l'intégralité du processus de facturation soit électronique. De façon transitoire, une facture de vente créée sur papier, numérisée puis envoyée et reçue de façon électronique (par courriel ou réseau sécurisé) est considérée comme une facture électronique à la condition de numériser cette facture en respectant les dispositions de l'article A. 102 B-2 du LPF Le récepteur de la facture sera, pour sa part, considéré comme ayant reçu une facture électronique. Il devra donc conserver la facture ainsi reçue, uniquement sous format dématérialisé. Cette tolérance est valable jusqu’au : -jusqu’au 1er janvier 2019 pour les PME (moins de 250 salariés, CA < 50 M€ ou total de bilan <43 M€) ; -jusqu’au 1er janvier 2020 pour les microentreprises (< 10 salariés, et CA ou total de bilan < 2 M€). Cette méthode de numérisation des factures papier en vue de leur conservation est applicable aux factures papier émises à compter du 30 mars 2017 et par mesure de tolérance aux factures papier émises antérieurement à cette date 2/ Deux types de factures électroniques Les factures dites « structurées » : Celles-ci sont émises en respectant différentes normes d'échange de données informatisé, reconnues par l'administration fiscale. Elles correspondent à différents formats respectant la norme EDI (ex :EDIFACT, VDA, Ainsi), XML ou autres formats similaires (ex : IDoc de SAP). Ces formats proposent des structures de syntaxe et de balisage, qui permettent aux utilisateurs de retrouver et identifier les informations essentielles sur une recherche donné (nom du client, numéro de commande, montant de la TVA), notamment en cas de demande de l'administration fiscale. La mise en oeuvre d'une solution de dématérialisation structurée nécessite de passer par un ou plusieurs prestataires, est s'avère donc plus coûteuse. Les factures dites « non structurées » : Celles-ci sont envoyées sous un format électronique non modifiables. Les formats les plus répandus sont PDF et JPEG. Elles ne permettent pas toujours de retrouver les informations contenues sur le document, dans la mesure où leur contenu n'est pas entièrement interprétable informatiquement. A noter que certains formats non structurés (Word/Excel) sont à éviter, compte tenu de leur caractère modifiable et donc discutable. Ce type de facture électronique est moins coûteux, et donc plus accessible pour les entreprises de taille intermédiaire. 3/ Numérisation des factures papier pour archivage La possibilité précitée de numériser les factures de vente et d’achat en format papier dans le but d’en assurer la conservation imposée par l’article L. 102 B du LPF est soumise à l'obligation de respecter les conditions édictées à l'article A. 102 B-2 du LPF. Tolérance pour la conservation des factures de vente émises « papier » jusqu'à fin juin 2018 Pour conserver les factures de vente émises en format papier, les entreprises peuvent conserver un double papier de la facture transmise, ce qui suppose l’impression de deux documents : l’original de la facture destiné au client et son double papier qui doit être archivé par le fournisseur. Elles peuvent aussi opter pour la constitution d’un « double électronique » de cette facture. Jusqu’au 30 juin 2018, elles peuvent créer un fichier transcrivant le contenu, la mise en forme, et la représentation graphique des factures créées informatiquement. Ce fichier doit être créé en utilisant un dispositif technique permettant de garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité du contenu du « double électronique » depuis l’émission de l’original papier jusqu’à l’expiration de la période de stockage du double >> Valeur justificative de la copie numérique de la facture respectant l'article A. 102 B-2 du LPF En principe, seule la facture d’origine, c’est-à-dire celle émise et transmise dans son format initial, constitue la pièce justificative pour la déduction de la TVA. Cependant, la copie numérique, dont le caractère identique à l’original est assuré en respectant les exigences de l’article A. 102 B-2 du LPF, constitue une pièce justificative valable pour la déduction de la TVA. S’il s’avérait que ces conditions n’étaient pas remplies, il resterait au contribuable la possibilité de présenter la facture papier, sous réserve de l’avoir conservée. En l’absence de justificatif valable, la déduction de la taxe est susceptible d'être remise en cause >> Les entreprises ont l'obligation de conserver leurs factures (électroniques ou « papier ») pendant un délai de dix ans. Dans le cadre de la dématérialisation fiscale (sans impression papier), les entreprises peuvent conserver un double électronique de la facture, à condition d'en garantir « l'authenticité, l'intégrité et la pérennité » couvrant le délai de conservation. Dans ce cas, elles doivent faire appel à un prestataire fournissant des services de stockage ou coffre-fort électronique, en conformité avec la loi. 4/ Quels choix faire ? L’entreprise qui veut dématérialiser ses factures de vente et d’achat émises en format papier a intérêt à faire l’inventaire de tous les documents, livres, registres qu’elle est susceptible d'avoir à présenter à l’administration lors d’un contrôle fiscal ou au titre du droit de communication. Au delà l'application des processus de dématérialisation doit s’accompagner d’une réflexion sur le périmètre et la durée d’archivage. Avant d’engager ce projet, il convient de s’interroger sur l’opportunité d’émettre directement des factures de vente électroniques, conformes au VI de l’article 289 du CGI, plutôt que de numériser des factures papier en vue de leur conservation. L'entreprise devra définir les modalités du process de numérisation Afin d’unifier le processus de numérisation et de le fiabiliser, le contribuable peut avoir intérêt à numériser en couleur les PDF et à les signer avec une signature de niveau au moins une étoile selon le référentiel RGS. Celle-ci constitue le dénominateur commun aux articles A. 102 B-1 et A. 102 B-2 du LPF, les autres attentes de la DGFiP étant exprimées de façon très proche dans ses instructions. Comme pour les factures, il faudra documenter les différentes phases de la numérisation et les contrôles qui sécurisent le processus de dématérialisation. La numérisation des documents et factures papier doit être nécessairement accompagnée d’une politique d’archivage garantissant leur conservation durant les délais exigés par la réglementation. Il faudra répondre à la question suivante : quelles copies fidèles seront conservées et durant combien de temps ? À cet égard, les délais fiscaux ne sont pas les seuls à prendre en compte. La réflexion doit être menée avec une approche pluridisciplinaire, car les autres législations peuvent imposer des délais de conservation plus longs, voire des supports différents. En résumé: • La tolérance admise du « double électronique » comme original d'une facture « papier » envoyée au client expire fin juin 2018. • À partir de juillet, les factures « papier » numérisées devront impérativement respecter les règles de l'article A. 102 B-2 du LPF pour être probante au plan fiscal. • En amont d'un projet de dématérialisation des factures, l'entreprise doit analyser les modes d'émission, puis définir le périmètre et la durée d'archivage des documents concernés.